Organiseren
Mailbox en mails
Herken jij dit?
- Heb je meerdere e-mailadressen, lopen privé en werk onoverzichtelijk door elkaar?
- Puilt je mailbox uit en kan je niet volgen met het beantwoorden van mails?
- Haken klanten af omdat ze te lang moeten wachten op reactie?
Tijd voor overzicht, eenvoud en rust. Hoe kan ik helpen:
- Een overzichtelijke mailbox toont je welke mails nog gelezen, beantwoord of gearchiveerd mogen worden. Zo vermijd je nodeloze stress en een overweldigd gevoel;
- Elke medewerker heeft een eigen mailbox en mails komen in de juiste mailbox terecht;
- Met een centraal opslagsysteem en ingestelde machtigingen bepaal je overzichtelijk wie toegang heeft tot welke mails en data en gaan er geen mails verloren.
Agenda en planning
Herken jij dit?
- Ontbreekt een duidelijke gedeelde agenda waardoor het moeizaam gaat om afspraken te plannen?
- Voelen klanten en medewerkers zich soms onzeker of ontmoedigd omdat er geen heldere planning is?
- Raak je weleens verlamd bij de gedachte aan al het werk dat ligt te wachten?
Tijd voor overzicht, eenvoud en rust. Hoe kan ik helpen:
- We zorgen voor een overzichtelijke agenda. Zo weet je elke ochtend wat je die dag wilt bereiken, kan je je werk zinvol plannen en zie je niets over het hoofd;
- Met een afzonderlijke – maar wel gesynchroniseerde – professionele agenda en privé-agenda vermijd je dubbele boekingen. Zo bewaak je gemakkelijker je balans werk-privé;
- We zorgen ervoor dat geplande afspraken automatisch verschijnen in de agenda van je klanten. Zo bewaren ook zij het overzicht en voelen ze zich betrokken;
- Je werknemers hebben een eigen agenda. Die zijn gedeeld als dat nodig is. Dat zorgt voor vlottere samenwerking en efficiënter ingepland werk. Werknemers voelen zich bovendien betrokken bij de organisatie;
- We verzamelen alle taken in 1 systeem. Zo houden we overzicht over vragen van klanten die ons gesteld worden via mail, telefoon, whatsapp of in gesprekken;
- We maken taken behapbaar door ze af te lijnen en heldere deadlines te stellen;
- Taken worden opgedeeld in een reeks kleine stappen die we vlot kunnen inplannen en
aanpakken.
Boekhouding
Herken jij dit?
- Facturatie zit in word of Excel, maar er sluipen te vaak fouten in datum, factuurnummer of facturatiegegevens ?
- Je hebt geen overzicht op welke uitgaande facturen en kosten nog betaald moeten worden?
- Je hebt geen overzicht over je omzet op dit moment?
- Het kwartaal zit erop en je voelt je gestresseerd omdat je nog al je facturen moet verzamelen en je weet niet waar te beginnen? Je voelt de hete adem van je boekhouder al in je nek?
Tijd voor overzicht, eenvoud en rust. Hoe kan ik helpen:
- We zorgen ervoor dat je met 1 klik meteen een overzicht krijgt op je omzet en op onbetaalde inkomende en uitgaande facturen;
- We zetten een centraal systeem op waarin je alle klantgegevens overzichtelijk bijhoudt;
- We zetten eveneens een centraal systeem op dat je facturatie aan je bank kan koppelen om overzicht te bewaren over betalingen en om betalingen automatisch uit te voeren;
- Gedaan met switchen tussen drie verschillende programma’s om te zien of een factuur al betaald is, aan wie je moet factureren en hoeveel je moet factureren. Eén geïntegreerd programma bespaart tijd, en geeft overzicht en rust;
- En wanneer het tijd is om je documenten aan je boekhouder aan te leveren, ben je rustig. 1 druk op de knop en je boekhouder heeft alles. Zo bespaart ook je boekhouder heel wat tijd, en bespaar jij geld.
Interne bedrijfscultuur
Herken jij dit?
- Mis je een heldere aanpak voor het beantwoorden van mails, verzamelen en organiseren van data en (loon)administratie?
- Weet je niet precies waar jouw tijd en die van de werknemers naartoe vloeit?
- Ontbreekt het aan planning en reflectiemomenten waardoor de band tussen werknemers en bedrijf onder druk staat?
Tijd voor overzicht, eenvoud en rust. Hoe kan ik helpen:
- Bespaar tijd en geld door geautomatiseerde processen;
- Jij en je werknemers zitten op 1 lijn wat betreft klanten aanspreken, mails verwerken en taken behandelen;
- Iedereen weet waar alle data (klantgegevens, mails, interne documenten, boekhouding…) te vinden zijn. Dankzij instellingen en machtigingen is het duidelijk wie wat kan zien;
- Dankzij urenregistratie heb je perfect zicht op de duurtijd van een taak. Daardoor kan je offertes voortaan accurater opstellen. Zo verdien je een correct loon voor je werk. En dat zorgt voor meer werkplezier, voldoening én financiële rust;
- Je werknemers weten wat je van hen verwacht. Dat leidt tot knappe resultaten die het bedrijf vlot laten draaien;
- Je werknemers appreciëren open communicatie en weten dat ze bij jou terecht kunnen met problemen of opmerkingen;
- Taken aflijnen, processen automatiseren en heldere communicatie leiden tot een overzichtelijke organisatie die rust biedt. Gestroomlijnde organisaties hebben meer veerkracht om drukkere periodes vlot te doorstaan.
Marketing
Herken jij dit?
- Weet je niet precies waar je organisatie voor staat? Wat wil je over 5 jaar bereikt hebben?
- Heb je geen ideale klant voor ogen?
- Heb je te weinig klanten of te weinig omzet?
Tijd voor overzicht, eenvoud en rust. Hoe kan ik helpen:
- We zorgen dat jij weet waar je voor staat en waar je naartoe wil werken in de nabije toekomst;
- Je klanten weten waar je voor staat en komen graag terug;
- Je klanten zijn tevreden want jij neemt hun zorgen weg en maakt dromen waar;
- Je weet hoeveel je wil verdienen om financiële rust te hebben;
- Je hebt een strategie om je omzetdoel te behalen;
- Marketing is binnen bedrijfsoptimalisatie een vak apart. Ik bekijk samen met jou waar verbeteringen nodig en mogelijk zijn;
- De aanpak kan variëren van intern enkele zaken op punt stellen zoals het verhelderen van je visie, je doelpubliek en je gewenste omzet, tot het inschakelen van een extern marketingbureau voor een grondige uitwerking.
Opruimen
Herken jij dit?
- Is je werkruimte meer een opslagruimte geworden dan een rustpunt waar je aangenaam kan werken?
- Groeit de stapel papieren ‘waarmee je nog iets moet doen’ almaar verder en vind je niet snel de juiste documenten terug?
- Ligt je werkruimte er rommelig bij, waardoor de moed je in de schoenen zakt om te starten met je werkdag?
Tijd voor overzicht, eenvoud en rust. Hoe kan ik helpen:
- Je kantoor is als een onbeschreven blad: hier is alles mogelijk. Het is een aangename omgeving met je favoriete stoel, potlood en lamp. Je bewaart er enkel noodzakelijke documenten en spullen die je inspireren. Het is een ruimte die je uitnodigt en die je moed geeft, ook om taken aan te vatten waar je tegen opziet.
